Pagos

Un pago es el dinero que entra a la cuenta del condominio a nombre de una casa. Kivo7 lo reparte solo entre los cargos que esa casa debe, empezando por el más viejo, y genera un folio de recibo.

Hay dos caminos según quién captura:

• La administración registra el pago. Se confirma en el momento y se aplica de inmediato.
• El residente reporta su pago. Queda pendiente hasta que alguien lo valida. Mientras tanto no toca ningún cargo.

Quién puede usarlo

Acción	Quién
Registrar, validar, rechazar y cancelar pagos	Administrador · Tesorero · Presidente
Reportar su propio pago	Residente · Arrendatario
Descargar el listado a Excel	Administrador · Tesorero · Presidente

Nota

El Presidente también puede validar, rechazar y cancelar pagos, no solo el Tesorero. Vale la pena saberlo al repartir responsabilidades en la mesa.

Antes de empezar

• La casa debe estar dada de alta. → Unidades
• Debe existir al menos una cuenta bancaria o caja. → Cuentas bancarias y caja
• Para que el pago se aplique a algo, la casa debe tener cargos pendientes. Si no los tiene, el pago se registra igual y queda como saldo a favor.

Registrar un pago

Es el camino de la administración: el dinero ya está en la cuenta y se captura para que quede aplicado.

1. Entra a Pagos y presiona Registrar pago. Se abre un panel a la derecha.

2. Elige la Unidad. En cuanto la seleccionas aparece su resumen de deuda: cuánto debe en total, cuántos cargos pendientes tiene y si trae saldo a favor.

3. Captura la Fecha de pago y el Monto total.

4. Elige el Método de pago: Efectivo, Transferencia, Depósito o Cheque.

5. Elige la Cuenta destino, la cuenta o caja donde entró el dinero.

6. Si el método no es efectivo, sube el Comprobante. Es obligatorio para transferencia, depósito y cheque. Acepta PDF, JPG, PNG o WEBP, hasta 10 MB.

7. Opcionalmente captura la Referencia (el número de operación de la transferencia) y el Folio recibo físico si entregaste un recibo de papel.

8. Revisa la Vista previa de aplicación: te muestra a qué cargos va a ir el dinero, cargo por cargo, y cuánto quedaría de saldo a favor.

9. Presiona Registrar pago.

Aparece la confirmación con el folio asignado, por ejemplo Pago registrado · folio R-2026-000123.

Aplicación automática o manual

Por defecto la aplicación es Automática (FIFO): el dinero se va a los cargos más viejos primero. Es lo correcto casi siempre y es lo que evita discusiones.

Puedes cambiar a Manual cuando el vecino paga algo específico — la derrama del portón, no la cuota atrasada. Marcas cada cargo y capturas cuánto va a cada uno. Lo que no repartas queda como saldo a favor.

Precaución

Aplicar manualmente y saltarse un cargo vencido deja a esa casa en morosidad aunque acabe de pagar. Si lo haces a propósito, déjalo anotado en Notas: la siguiente persona que revise el estado de cuenta no va a saber por qué.

Cobro directo

Si el vecino paga algo que no tiene cargo previo — una reposición de tarjeta, una multa — usa Cobro directo (servicio eventual) en lugar de Cargos pendientes. Kivo7 crea el cargo y registra su pago en una sola acción.

Ahí eliges un Concepto del catálogo, o Otro (especificar motivo) y escribes el Motivo del cobro. En este modo no hay reparto FIFO: el pago queda pegado al cargo que acabas de crear.

→ Cargo directo

Reportar un pago (residente)

1. El residente entra a Mi estado de cuenta y presiona Reportar pago.

2. Captura Fecha de pago, Monto y Método de pago.

3. Sube el Comprobante. Es obligatorio salvo que haya pagado en efectivo.

4. Presiona Enviar pago.

El residente no elige la cuenta destino ni decide cómo se reparte su dinero: Kivo7 usa la cuenta principal del condominio y el reparto lo define quien valida.

El pago queda en Pendiente de validación. Mientras esté así no baja su deuda, no genera folio y no suma a la cuenta bancaria. Es solo un aviso de “ya pagué, revísenlo”.

Consejo

Explícale esto a los vecinos desde el principio. La queja más común es “ya pagué y sigo apareciendo como moroso”, y casi siempre es un pago reportado que nadie ha validado todavía.

Validar, rechazar o cancelar

Los pagos reportados se revisan en la pestaña Pendientes de validación.

Validar y aplicar

Confirma el pago. Se le asigna folio, se aplica a los cargos, suma al saldo de la cuenta y se le notifica al residente.

Es el momento en que el pago “existe” de verdad para la contabilidad.

Rechazar

Para cuando el comprobante no corresponde, el monto no coincide o el pago no llegó. Pide un motivo obligatorio.

El residente recibe una notificación con ese motivo y puede volver a subir un comprobante corregido.

Cancelar pago

Para deshacer un pago ya confirmado: se revierten todas sus aplicaciones a cargos y se resta de la cuenta bancaria. Pide un motivo de al menos 5 caracteres y queda registrado en la auditoría.

Precaución

Cancelar un pago no le avisa a nadie. El dinero se revierte y la casa vuelve a aparecer con deuda, pero el residente no recibe ninguna notificación. Si cancelas un pago que él reportó, avísale por fuera.

Qué significa cada estado

Estado	Qué quiere decir
Confirmado	El dinero está reconocido: aplicado a los cargos, con folio y sumado a la cuenta.
Pendiente de validación	El residente lo reportó y nadie lo ha revisado. No afecta nada todavía.
Cancelado	Pago anulado. Sus aplicaciones se revirtieron.

Nota

No existe un estado “Rechazado”. Un pago rechazado aparece como Cancelado, y el motivo que escribiste se muestra en el detalle bajo Motivo de cancelación.

Qué pasa después

Cuando un pago queda confirmado, en este orden:

1. Se genera el folio de recibo, con formato R-2026-000123: la letra R, el año y un consecutivo. Es único por condominio y por año.
2. Se consume primero el saldo a favor que la casa ya tenía.
3. Se aplica el dinero a los cargos, del más viejo al más nuevo, hasta agotarlo.
4. Lo que sobra queda como saldo a favor de la casa, y se usa solo en el próximo cobro.
5. Se recalcula el estado de la casa. Manda el peor cargo que le quede: si tiene uno vencido, la casa sigue apareciendo como vencida aunque haya pagado los demás.
6. Sube el saldo de la cuenta bancaria por el monto total del pago.
7. Se notifica al titular de pago de esa casa, y si quedó saldo a favor también se le avisa.
8. Se genera el recibo en PDF y se le envía por correo. Queda disponible en el detalle del pago y en su estado de cuenta.

El detalle de un pago

Al hacer clic en cualquier renglón se abre el detalle, con el folio como título. Lo importante está en la tarjeta Aplicación a cargos (FIFO): el desglose de a qué cargo se fue cada peso, con el concepto y el periodo.

Si dice Este pago aún no se aplicó a ningún cargo, es que sigue pendiente de validación.

También encontrarás Comprobantes, con dos archivos distintos: el Recibo del sistema que genera Kivo7, y el Comprobante subido por quien capturó el pago.

Preguntas que salen siempre

¿Y si el vecino paga de más? No pasa nada malo: Kivo7 nunca rechaza un pago por exceder la deuda. El excedente queda como saldo a favor y se aplica solo en el próximo cobro.

¿Puedo registrar un pago de una casa que no debe nada? Sí. Todo el monto se registra como saldo a favor.

¿Por qué me rebota el motivo del rechazo? El motivo necesita al menos 5 caracteres. Un “no” o un “mal” se rechaza.

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