Cuentas por pagar

Una cuenta por pagar es una deuda con un proveedor que todavía no pagas: la factura del jardinero que llegó el día 5 y vence el 15, la mensualidad de la empresa de vigilancia, el recibo del despacho contable.

Antes había que esperar a pagar para que quedara rastro. Ahora la deuda se registra el día que llega la factura, y la pantalla te responde una sola pregunta: cuánto debe el condominio hoy y qué se vence primero.

Nota

Registrar la deuda no mueve el saldo de ninguna cuenta. El dinero sale hasta que la liquidas, porque liquidar es lo que genera el egreso — y el egreso es lo único que mueve dinero en Kivo7.

Dónde está

En el menú, dentro del grupo Administración, entra a Cuentas por Pagar. También hay un botón Cuentas por pagar arriba de la pantalla de Egresos, porque es donde normalmente ya estás.

Arriba de la lista hay dos números:

Recuadro	Qué te dice
Lo que debemos	La suma de todas las cuentas Pendientes. Lo pagado y lo cancelado no cuentan.
Ya vencido	De ese total, cuánto ya pasó su fecha de vencimiento. Es el número al que hay que reaccionar.

La lista viene ordenada por fecha de vencimiento, de la más próxima a la más lejana. Puedes buscar por concepto o por número de factura.

Precaución

Los dos números valen lo que valga lo capturado. Si el condominio registra unas facturas como cuenta por pagar y otras las paga directo desde Egresos, “Lo que debemos” solo refleja las primeras. Para que el número sirva, la regla tiene que ser pareja: toda factura de proveedor entra aquí antes de pagarse.

Quién puede usarlo

Acción	Quién
Registrar y editar una cuenta por pagar	Administrador · Presidente · Tesorero
Liquidarla (registrar el pago)	Administrador · Presidente · Tesorero
Cancelarla	Administrador · Presidente
Consultarla	Los anteriores · Comité de Vigilancia (solo consultar)

Nota

Es el mismo reparto que en Egresos: el Tesorero registra y paga, pero deshacer — cancelar aquí, anular allá — queda en el Presidente y el Administrador.

Antes de empezar

El proveedor tiene que estar dado de alta en Proveedores. No se puede registrar una deuda a nombre escrito a mano: el campo es una lista.

Registrar una deuda

1. Entra a Cuentas por Pagar y presiona Registrar deuda.

2. Elige el Proveedor de la lista.

3. Captura el Concepto: qué se le debe, en una línea. Jardinería agosto.

4. Captura el Monto, la Fecha de la factura y la fecha en que Vence.

5. Captura el Número de factura si lo tienes, y elige la Categoría del gasto.

6. Usa Notas para lo que el resto del año nadie va a recordar: que el pago se negoció a 30 días, que falta el complemento.

7. Presiona Registrar.

La cuenta queda en Pendiente y se suma a Lo que debemos. Ningún saldo bancario cambió.

Qué significa cada campo

Campo	Obligatorio	Qué poner
Proveedor	Sí	De la lista de proveedores dados de alta.
Concepto	Sí	Lo que verás en la lista y en el egreso cuando la pagues.
Monto	Sí	Mayor que cero y hasta $9,999,999.99.
Fecha de la factura	Sí	Cuándo la emitió el proveedor.
Vence	Sí	Cuándo hay que pagarla. No puede ser anterior a la fecha de la factura.
Número de factura	No	El folio del proveedor. Viaja como referencia del egreso al liquidar.
Categoría	No	La misma clasificación que usan los egresos, para que los reportes cuadren.
Notas	No	Contexto para quien la revise después.

Los estados

Estado	Qué quiere decir
Pendiente	Registrada y sin pagar. Cuenta en Lo que debemos.
Vencida	Sigue pendiente y ya pasó su fecha de vencimiento. Aparece en rojo.
Pagada	Se liquidó. Existe un egreso que sacó ese dinero de una cuenta.
Cancelada	Se retiró con un motivo. No se pagó y ya no se debe. Queda atenuada en la lista.

Nota

Vencida no es un estado guardado, es una lectura del calendario: pendiente y con la fecha ya pasada. Por eso una cuenta vencida que pagas hoy pasa directamente a Pagada, sin escalas.

Registrar el pago

Liquidar una cuenta por pagar es lo que genera el egreso y baja el saldo.

1. En el renglón de la cuenta Pendiente, presiona el botón Registrar el pago.

2. Revisa el recuadro de arriba: proveedor, concepto y monto. El monto no se captura, lo toma de la deuda registrada.

3. Elige la Cuenta de la que sale el dinero.

4. Elige el Método de pago y la Fecha del pago.

5. Captura la Referencia si hubo transferencia. Si la cuenta traía número de factura, ya viene puesto.

6. Presiona Registrar el pago.

Qué pasa después

• Se crea un egreso a ese proveedor, por ese monto, en esa cuenta.
• El saldo de la cuenta baja, una sola vez.
• La cuenta por pagar queda en Pagada y sale de Lo que debemos.
• El egreso se comporta como cualquier otro: entra a los reportes de gastos y, si pasa de $5,000.00 MXN, avisa al Presidente.

Consejo

Si el monto de la deuda no coincide con la factura que tienes enfrente, corrige la cuenta antes de pagarla. Mientras esté Pendiente se edita completa; una vez pagada, ya no.

Si Kivo7 sospecha de un duplicado

Al liquidar corre la misma detección de duplicados que en Egresos: mismo proveedor, mismo periodo, monto parecido, capturado en los últimos días. No te bloquea — te muestra el aviso y el botón Sí, registrar de todos modos.

Si te equivocaste al pagar

Una cuenta Pagada está congelada: no se edita ni se cancela. El camino es deshacer el pago.

1. Ve a Egresos y anula el egreso que la pagó, con su motivo.

2. El monto vuelve al saldo de la cuenta.

3. La cuenta por pagar regresa sola a Pendiente y vuelve a contar en Lo que debemos.

4. Corrígela y vuelve a liquidarla.

Precaución

Anular un egreso lo hacen únicamente el Administrador y el Presidente. Si eres Tesorero y pagaste mal, vas a necesitar a uno de los dos.

Cancelar una cuenta por pagar

Cancelar es para la deuda que nunca debió registrarse o que el proveedor retiró: la factura duplicada, el servicio que no se prestó.

1. En el renglón, presiona el botón de cancelar.

2. Escribe el Motivo de la cancelación. Es obligatorio.

3. Presiona Cancelar cuenta.

La cuenta queda Cancelada, atenuada en la lista, con su motivo guardado.

Si la que cancelas es una de las que generó Kivo7 para un proveedor recurrente, ese mes queda retirado: no vuelve a aparecer a la mañana siguiente. El detalle está en Cuándo NO genera nada.

Precaución

Cancelar no es pagar, y no se puede cancelar una cuenta ya pagada. Kivo7 responde: No se puede cancelar una cuenta ya liquidada. Anula el egreso que la pagó; la cuenta vuelve a quedar pendiente.

Tampoco hay botón de eliminar: una obligación no se borra nunca, se cancela con motivo. Es lo que hace auditable el “por qué dejamos de deber esto”.

Las que se generan solas cada mes

Si un proveedor está marcado como Recurrente, con Monto estimado y Día de pago, Kivo7 le abre cada mes su cuenta por pagar, sin que nadie la capture.

• Se crea una sola por proveedor y por mes.
• El concepto queda como Pago recurrente — agosto 2026.
• Vence el día de pago del proveedor. Si ese día no existe en el mes — día 31 en febrero —, vence el último día del mes.
• Nace en Pendiente, con una nota que te recuerda ajustar el monto cuando llegue la factura real. No mueve ningún saldo.

Dónde se prende

No hay una pantalla de configuración para esto: se prende en la ficha del proveedor. Entra a Administración → Proveedores, crea o edita al proveedor y busca la sección Pagos recurrentes. Son tres campos, y los tres hacen falta:

Campo	Qué hace
Recurrente	El interruptor que enciende el automatismo. Apagado, solo existen las cuentas que captures a mano.
Monto estimado	Con cuánto se abre la cuenta cada mes.
Día de pago	El día del mes en que vence.

Monto estimado y Día de pago aparecen al encender Recurrente. Si guardas al proveedor como recurrente pero dejas alguno de los dos vacío, no se genera nada y nada te lo avisa. El alta completa del proveedor está en Proveedores.

Nota

No hay un campo de Frecuencia: la generación automática es siempre mensual. Un servicio que se cobra cada dos meses o una sola vez se captura a mano, como cualquier otra deuda.

Cuándo pasa cada cosa

Aquí es donde casi todo el mundo se confunde: la cuenta no se abre el día de pago.

Cuándo	Qué pasa
Al guardar al proveedor como recurrente	Nada todavía.
A la mañana siguiente — o el día 1 de cada mes, si ya estaba marcado	Se abre la cuenta del mes, en Pendiente, venciendo el día de pago.
3 días antes de vencer	Le llega el aviso al Tesorero.
El día de pago	Nada automático. Pagar sigue siendo una decisión tuya.
5 días después de vencida, y luego cada 7	Vuelve el recordatorio, hasta que la pagues o la canceles.

La deuda se abre al inicio del mes, no el día de pago; el día de pago es la fecha de vencimiento. Se abre antes justamente para eso: para que la veas venir, no para enterarte el día que ya se venció.

Precaución

Si marcas al proveedor como recurrente cuando el día de pago de este mes ya pasó, la cuenta de este mes se abre igual, ya vencida. Marcas al jardinero el día 20 con día de pago 15: a la mañana siguiente aparece la cuenta de este mes con vencimiento el 15, en rojo, y el recordatorio empieza a insistir por un pago que probablemente ya hiciste por fuera.

La salida: cancélala en cuanto aparezca, con su motivo. No se vuelve a generar, y el mes que entra sí nace con su fecha correcta. El formulario del proveedor te avisa de esto cuando el día que capturaste ya pasó.

Precaución

El monto es un estimado, no la factura. Kivo7 abre la deuda para que no se te pase, no para adivinar cuánto va a cobrar el proveedor este mes. Cuando llegue la factura real, corrige el monto y captura el número de factura antes de pagarla: mientras la cuenta esté Pendiente se edita completa, una vez pagada ya no.

Cuándo NO genera nada

Situación	Por qué
El proveedor está inactivo o no es Recurrente	No hay compromiso mensual que anticipar.
No tiene Monto estimado, o es cero	Una deuda sin cifra entraría en Lo que debemos valiendo nada.
No tiene Día de pago	Sin ese dato no hay fecha de vencimiento que poner.
Ya hay una cuenta de ese mes para ese proveedor	Incluida una que capturaste a mano con la factura real: esa gana, y la automática no se crea.
Ese mes ya se generó y lo cancelaste	Cancelar la automática retira el mes a propósito. No reaparece al día siguiente.

Nota

Las dos cancelaciones no valen lo mismo, y la diferencia importa:

• Si cancelas la cuenta que generó Kivo7, ese mes queda retirado para siempre. Es lo que te deja salir del caso de arriba — si no, la volverías a encontrar cada mañana.
• Si cancelas una que capturaste tú a mano, el mes vuelve a quedar libre, así que la generación del día siguiente abre la automática. Cancelar una captura equivocada no es dar el mes por saldado.

Consejo

Lo mejor de los dos mundos: deja que se generen solas para no olvidar ninguna, y cuando llegue la factura corrige el monto y captura el número de factura. Si prefieres capturarlas tú, hazlo antes de que corra la generación del día y la automática ya no aparecerá.

El recordatorio al Tesorero

Mientras una cuenta esté Pendiente, Kivo7 le avisa al Tesorero:

• 3 días antes de que venza: Vence en 3 días el pago de $4,500.00 a ‘Jardinería López’ (factura A-1234).
• 5 días después de vencida, y luego cada 7 días mientras siga sin pagarse: Está vencido el pago de $4,500.00 a ‘Jardinería López’ (factura A-1234); debió pagarse el 15/08/2026.

El aviso trae de cuánto es y qué factura, y se apaga solo en cuanto la cuenta queda Pagada. No hay nada que marcar como leído ni que desactivar.

Nota

Si un proveedor recurrente no tiene ninguna cuenta por pagar registrada, sigue llegando el aviso viejo, el que solo dice el nombre del proveedor y el día del mes. Es a propósito: un condominio que todavía no usa esta pantalla no se queda sin recordatorio. En cuanto ese proveedor tenga una cuenta registrada, solo llega el aviso nuevo — nunca los dos.

Qué hace Kivo7 solo, y qué no

Es la duda razonable de quien acaba de prender un automatismo: ¿qué va a pasar por detrás sin que yo lo vea? La respuesta completa son dos cosas, y las dos ocurren a primera hora de la mañana.

Sí corren solos, todos los días:

A las	Qué hace
7:00	Abre la cuenta del mes de cada proveedor Recurrente que le falte. Si no marcaste ninguno, no crea nada, nunca.
7:30	Manda los recordatorios de lo que está por vencer y de lo vencido.

En ese orden a propósito: una cuenta que se abre a las 7:00 ya alcanza el aviso de esa misma mañana.

No corre nada más:

• Nada cambia de estado por la noche. Vencida no es un estado guardado, es una lectura del calendario: la cuenta se ve vencida porque su fecha ya pasó. No hay ningún proceso que “actualice vencidos”, así que tampoco hay nada que se desincronice.
• Nada se paga solo. Kivo7 no mueve dinero por su cuenta: el saldo de una cuenta bancaria baja únicamente cuando alguien liquida la deuda o registra un egreso.
• Nada se cancela solo, y lo que cancelas no vuelve. Cancelar una cuenta que generó el sistema retira ese mes de forma definitiva.

Cargar lo que ya se debía

Cuando una administración entra a media historia no solo hereda lo que los vecinos deben: también hereda lo que el condominio les debe a sus proveedores. El Excel de carga de histórico trae una hoja PROVEEDORES para eso.

Es opcional. Si la dejas vacía, o si tu archivo es de antes de que existiera, la carga corre igual y no pasa nada.

Cómo se llena

Un renglón por factura pendiente:

Columna	Obligatoria	Qué lleva
proveedor	Sí	El nombre de un proveedor dado de alta en Proveedores. La plantilla ya viene prellenada con los activos, así que lo más seguro es no escribirlo.
concepto	Sí	Lo que verás después en la lista de cuentas por pagar.
monto	Sí	Mayor que cero.
emitida	No	Fecha de la factura. Si la dejas vacía, se toma la de vencimiento.
vence	Sí	Formato AAAA-MM-DD. Por ejemplo 2026-09-10.
factura	No	El folio del proveedor.

Al terminar, la pantalla te dice cuántas Cuentas por pagar cargadas quedaron.

Precaución

El nombre del proveedor tiene que coincidir con uno dado de alta. La comparación perdona mayúsculas y acentos: Jardinería López, JARDINERIA LOPEZ y jardineria lópez son la misma empresa. Lo que no perdona son las palabras, así que Jardinería L. no coincide con nada.

Si un renglón no coincide con ningún proveedor, se frena y aparece en el reporte: El proveedor «…» no está dado de alta. Regístralo en Proveedores o corrige el nombre en el archivo. Lo ves en la validación, antes de que se escriba nada, y mientras haya un renglón así no se habilita Continuar: da de alta al proveedor o corrige el nombre en el archivo y vuelve a validar.

Kivo7 no da de alta proveedores desde el archivo a propósito: bastaría un nombre mal escrito para terminar debiéndole dinero a dos versiones de la misma empresa.

Las cuentas cargadas quedan en Pendiente y no mueven la caja. El saldo baja cuando las liquidas, una por una, como cualquier otra.

Si tienes que revertir la carga

Al revertir la carga completa, sus cuentas por pagar pendientes quedan Canceladas, con el motivo del reverso.

Precaución

Si ya pagaste alguna de esas cuentas, la reversión se bloquea por completo. Kivo7 responde: No se puede revertir: ya pagaste cuentas por pagar que trajo esta carga. Anula primero esos egresos; las cuentas volverán a quedar pendientes.

Es deliberado: revertir dejaría un egreso — dinero que de verdad salió del banco — apuntando a una deuda cancelada. Anula esos egresos primero y vuelve a intentarlo.

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