Importación de pagos desde Excel

Sirve para dos cosas: cargar el histórico cuando vienes de otro sistema, y capturar de golpe los pagos de un mes que llevaste en Excel.

El asistente valida todo antes de escribir nada, así que puedes intentarlo sin miedo.

Quién puede usarlo

Solo el Administrador. Ni el Presidente ni el Tesorero tienen acceso a esta pantalla.

Antes de empezar

La pantalla trae un checklist de Catálogos requeridos con tres ligas: Tipos de unidad, Estados de unidad y Cuentas bancarias. Si alguno está vacío lo marca en ámbar.

No es obligatorio tenerlos: el importador crea lo que falte y te avisa. Pero es mejor configurarlos antes, para que las cosas queden con el nombre que tú quieres y no con el que adivine el archivo.

Los cuatro pasos

1. Descarga la plantilla.

   El botón Descargar template te da el Excel con la estructura correcta y, además, hojas de referencia precargadas con tus catálogos actuales. No armes el archivo desde cero.

2. Llena la hoja PAGOS.

   Una fila por pago. Seis columnas son obligatorias: tipo_unidad, numero, nombre, apellido_paterno, fecha_pago y monto. Las demás son opcionales.

3. Sube y valida.

   En el Paso 1 eliges el archivo y presionas Validar. El sistema revisa todas las filas sin escribir nada.

4. Revisa el resultado.

   El Paso 2 te da cuatro cifras — total de filas, pagos a registrar, unidades nuevas y residentes nuevos — y dos tablas de incidencias.

5. Ejecuta.

   Si no hay errores se habilita Continuar. El Paso 3 procesa el archivo mostrando el avance, y el Paso 4 te entrega el reporte final.

Errores y advertencias: no son lo mismo

Es la distinción que hay que entender para no perder tiempo.

	Qué significa	Qué pasa
Error (rojo)	Falta un dato obligatorio o está mal escrito	Esa fila se frena. Hay que corregir el archivo
Advertencia (ámbar)	Falta una referencia que se puede resolver sola	La fila entra igual, con aviso

Ejemplo de advertencia: La cuenta ‘HSBC’ no existe — se creará automáticamente al ejecutar.

Mientras haya un solo error, el botón Continuar sigue deshabilitado.

Qué crea el importador y qué no

Si no existe…	Qué hace
La unidad	La crea
El residente	Lo crea
El tipo de unidad	Lo crea, con aviso
La cuenta destino	La crea, con aviso
El estado de unidad	Usa el estado por defecto del condominio
La torre o la sección	No la crea. La unidad se importa sin ese dato

Precaución

Ojo con torres y secciones: si tu archivo trae torres que no existen en Kivo7, las unidades se crean sin torre y tendrás que asignarlas a mano después. Créalas antes de importar.

Se puede subir el mismo archivo dos veces

Sin riesgo de duplicar. El sistema identifica los pagos ya registrados por el folio físico, o por la combinación de unidad, fecha y monto, y los omite.

Consejo

Esto cambia cómo conviene trabajar: corriges el archivo y lo vuelves a subir completo, en lugar de armar un segundo archivo solo con las filas que fallaron. Es más simple y menos propenso a errores.

Qué pasa con los pagos importados

Exactamente lo mismo que con uno capturado a mano: se aplican a los cargos pendientes de la casa, del más viejo al más nuevo, y lo que sobre queda como saldo a favor.

El reporte final incluye una tabla de Movimientos en cuentas con cuánto subió cada cuenta bancaria. Vale la pena cuadrarlo contra tu estado de cuenta del banco.

Límites

• El monto de un pago no puede pasar de $9,999,999.99.
• Los archivos muy grandes se revisan por partes; si eso pasa, el paso 2 lo avisa con Sin errores en las filas revisadas.

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