Tu primer mes con Kivo7

Esta página es un recorrido guiado, no una referencia. Sigue los pasos en orden y al final vas a tener el primer mes cobrado dentro de Kivo7.

Usamos como ejemplo Residencial Las Palmas: condominio horizontal, 48 casas, cuota de mantenimiento de $1,500.00 MXN al mes. Cambia los datos por los tuyos.

Nota

Antes de empezar necesitas la configuración inicial completa. Si todavía te faltan pasos, resuélvelos primero: lo de abajo los da por hechos.

Semana 1 — Que el sistema refleje tu condominio

El objetivo de esta semana es que Kivo7 sepa cuántas casas hay y quién vive en cada una. Es trabajo de captura y no tiene ciencia, pero es el que sostiene todo lo demás.

1. Crea las secciones o torres.

   Las Palmas es horizontal, así que en lugar de torres creamos dos secciones: Sección Norte y Sección Sur. → Torres y secciones

2. Da de alta las casas.

   Nómbralas como las nombra la gente. Si los vecinos dicen “Casa 12”, que diga Casa 12 — no “U-012”. Ese nombre aparece en los recibos y en los avisos. → Unidades

3. Asigna a las personas.

   Por cada casa, vincula al menos al propietario. Marca quién es el responsable de pago: es a quien le van a llegar los recordatorios y los recibos. → Residentes

4. Invita a los vecinos.

   Manda la invitación por correo a quienes quieras que entren desde el primer día. Puedes hacerlo por partes; no necesitas a los 48 para cobrar. → Invitar residentes

Consejo

Si vienes de un Excel, no lo captures a mano dos veces. Da de alta las casas y las personas, y guarda el Excel: te va a servir en la semana 3 para subir los pagos históricos de golpe.

Semana 2 — Definir qué se cobra

1. Crea el concepto de cobro.

   Para Las Palmas: clave MANT_MENSUAL, nombre Cuota de mantenimiento, categoría Mantenimiento. Nada más — el concepto solo dice qué se cobra. → Conceptos de cobro

2. Crea la programación de cobro.

   Aquí va todo lo demás: alcance Todo el condominio, monto fijo de $1,500.00 MXN, periodicidad Mensual, vigencia del año, y 5 días de gracia antes de considerar la cuota vencida. → Programación de cobros

3. Decide si habrá recargos.

   Si tu reglamento contempla interés moratorio, configúralo ahora. Si no estás seguro, déjalo para después: agregarlo más adelante no rompe nada, pero cobrarlo sin haberlo anunciado sí genera un problema con los vecinos. → Recargos por mora

Semana 3 — Emitir el primer cobro

Es el momento de más nervios y el que conviene hacer con calma.

1. Genera el lote y previsualízalo.

   Kivo7 crea un lote en borrador con un cargo por casa. Todavía no le llega nada a nadie. Revísalo completo: cuántas casas quedaron, con qué monto, ninguna de más y ninguna de menos. → Cobros programados

2. Cuadra el total contra tu Excel.

   48 casas × $1,500.00 = $72,000.00 MXN. Si no cuadra, algo está mal en la lista de casas o en la regla. Corrígelo antes de continuar, no después.

3. Activa el lote.

   Ahí sí se emiten los cargos y los vecinos empiezan a ver su adeudo.

4. Carga los saldos anteriores.

   Si vienes de otro sistema, sube los pagos históricos con el asistente de importación. Así el estado de cuenta arranca con la realidad, no en ceros. → Importación de pagos

Precaución

Activar un lote no se deshace con un botón. Se puede cancelar, pero los vecinos ya lo vieron y ya recibieron la notificación. Revisa la previsualización dos veces; cancelar un lote emitido cuesta más explicaciones que media hora de revisión.

Semana 4 — Cobrar y cerrar

1. Publica un aviso.

   Explica que a partir de este mes las cuotas se llevan en Kivo7, que cada quien puede ver su estado de cuenta, y cómo reportar su pago. La adopción depende más de este aviso que del sistema. → Avisos

2. Registra los pagos que van llegando.

   Los que te lleguen por transferencia o en efectivo los capturas tú. Los que el vecino reporte desde su aplicación te llegan como Pendientes de validación y solo tienes que revisarlos. → Pagos

3. Revisa la morosidad.

   Al cerrar el mes, el panel te dice exactamente quién debe, cuánto y desde cuándo. Es la lista con la que se trabaja, no la memoria de nadie. → Morosidad

4. Captura los gastos del mes.

   Cada egreso con su comprobante y su categoría. Es lo que después te da el estado de resultados sin trabajo extra. → Egresos

5. Genera el reporte para la mesa.

   El estado de resultados y el de cobranza salen en PDF. Puedes publicarlos en el tablero para que todos los vecinos los vean. → Reportes y tableros

Qué esperar de verdad

Para poner expectativas realistas:

• La captura de las casas es lo más lento. Un condominio de 50 casas toma una tarde. Uno de 200, varios días. No es difícil, es volumen.
• La adopción de los vecinos es gradual. El primer mes reporta su pago menos de la mitad. Sube cuando ven que su estado de cuenta está al día.
• El primer cobro casi siempre trae un ajuste. Una casa que no debía cobrarse, un monto distinto por un convenio viejo. Es normal; se corrige con un descuento o una condonación.
• El segundo mes toma una décima parte del tiempo. Todo el trabajo pesado es del arranque.

Qué explorar después

Con el ciclo de cobranza andando, esto es lo que más suele aportar:

Control de accesosVisitas con código QR y bitácora. Suele ser lo segundo que más se usa.

PaqueteríaSi la caseta recibe paquetes, esto le quita encima el problema.

Amenidades y reservacionesEl salón y las canchas, con calendario y reglas de uso.

Restricciones por morosidadCondicionar amenidades y visitas al día. Actívalo solo si el reglamento lo respalda.