Cargos

Un cargo es lo que una casa debe por un concepto en un periodo. “Casa 12, cuota de marzo, $1,500.00 MXN.”

Es la unidad mínima de la deuda: los pagos se aplican a cargos, la morosidad se calcula sobre cargos y el estado de una casa sale de sus cargos.

De dónde salen

Los cargos no se crean uno por uno desde esta pantalla. La propia descripción lo dice: se generan desde Cobros. Vienen de activar un cobro programado, o de un cargo directo cuando se cobra algo puntual.

Quién puede usarlo

Acción	Quién
Consultar y exportar cargos	Administrador · Tesorero · Presidente · Secretario · Vocal · Comité de Vigilancia
Cancelar un cargo	Administrador · Presidente
Aplicar descuentos o condonaciones	Administrador · Presidente
Ver sus propios cargos	Residente · Arrendatario

Nota

El Tesorero no puede cancelar cargos ni condonar deuda, aunque sí registra pagos. Perdonar o borrar un adeudo es una decisión de la mesa, no de la caja.

Los estados

Estado	Qué quiere decir
Pendiente	Emitido. Todavía falta para el vencimiento.
Por vencer	Se acerca la fecha límite. Es la ventana de aviso.
Parcial	Se pagó algo pero no todo, y aún no vence.
Vencido	Pasó el vencimiento más los días de gracia sin cubrirse.
Vencido · parcial	Está vencido, pero ya tiene algún pago encima.
Completo	Cubierto en su totalidad.
Saldo a favor	Se pagó de más.
En convenio	Reservado para planes de pago.

Además, un cargo puede aparecer marcado como Cancelado. No es un estado del ciclo normal: es una bandera que indica que se anuló y quedó fuera del adeudo.

Los estados se recalculan solos: cuando entra un pago y todos los días conforme pasa el tiempo. No hay que marcar nada a mano.

Buscar un cargo

La pantalla trae un buscador por concepto y seis filtros que se despliegan con Mostrar filtros:

• Monto esperado y Monto pagado, por rango
• Fecha de vencimiento, con atajos para vencidos y para el mes en curso
• Unidad, Propietario de cobro y Concepto
• Estado

El botón Descargar exporta a Excel lo que estés viendo.

Cancelar un cargo

Se usa cuando un cargo se emitió por error: una casa que no debía cobrarse, un concepto equivocado.

1. En la lista, presiona el botón rojo de cancelar del renglón.

2. Lee el aviso: El cargo de $X para (la casa) quedará cancelado y fuera del adeudo.

3. Escribe el motivo de la cancelación. Es obligatorio y debe tener al menos 10 caracteres — un “error” de cinco letras será rechazado.

4. Presiona Cancelar cargo.

El cargo sale del adeudo de la casa y aparece atenuado en la lista.

Precaución

Un cargo con pagos aplicados no se puede cancelar. Kivo7 responde: No se puede cancelar un cargo con pagos aplicados. Cancela el pago primero.

El orden importa: primero se cancela el pago, después el cargo.

Nota

Los cargos nunca se eliminan, solo se cancelan con motivo. Un adeudo que desaparece sin rastro es exactamente lo que un condominio no puede permitirse frente a una auditoría.

Editar un cargo

Se puede muy poco, y a propósito: mientras el cargo no tenga pagos, se pueden mover las fechas y los días de gracia. Nada más.

Con un pago encima el cargo queda congelado: No se puede modificar un cargo con pagos aplicados. Cancélalo y crea uno nuevo.

Lo que ve un residente

Un vecino solo ve los cargos de sus propias casas. Los de los demás sencillamente no existen para él, ni siquiera con el enlace directo.

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