Egresos

Un egreso es cada peso que sale del condominio: el pago al jardinero, la luz de las áreas comunes, la compra de cloro para la alberca. Cada egreso descuenta del saldo de la cuenta de la que salió.

Quién puede usarlo

Acción	Quién
Registrar y editar egresos	Administrador · Tesorero · Presidente
Anular un egreso	Administrador · Presidente
Consultar y descargar	Los anteriores · Comité de Vigilancia (solo consultar)

Nota

El Tesorero registra los gastos pero no puede anularlos. Anular revierte dinero, así que esa facultad queda en el Presidente y el Administrador. Es la separación de funciones que pide cualquier auditoría.

Registrar un egreso

1. Entra a Egresos y presiona Nuevo egreso.

2. Captura el Concepto: qué se pagó, en una línea. Pago de jardinería marzo.

3. Captura el Monto y la Fecha de pago.

4. Elige la Categoría: Salarios, Servicios públicos, Mantenimiento, Insumos, Bancarias, Imprevistos o Proyectos. De aquí salen los reportes de gastos, así que vale la pena elegir bien.

5. Elige el Tipo de beneficiario y con él, quién recibió el dinero:

   • Empleado → seleccionas a la persona del directorio de colaboradores.
   • Proveedor → seleccionas del catálogo de proveedores.
   • Otro → escribes el nombre libremente. CFE, Telmex.

6. Elige el Método de pago y la Cuenta origen, la cuenta de donde salió el dinero.

7. Captura la Referencia si hubo transferencia, y sube el Comprobante con Subir factura / recibo.

8. Presiona Registrar egreso.

El saldo de la cuenta baja de inmediato.

Qué se puede corregir y qué no

Aquí está la regla que más sorprende: el monto, la fecha, la cuenta de origen, el método de pago y la referencia son inmutables. Una vez registrado el egreso, esos campos no se editan.

Solo puedes corregir lo cosmético: el concepto, la descripción, las notas, la categoría y el beneficiario.

Si te equivocaste en el monto o en la cuenta, el camino es anular y volver a capturar. Kivo7 lo dice literal al intentarlo: Este campo no se puede editar; anula el egreso y regístralo de nuevo.

Consejo

No es una limitación arbitraria: si el monto fuera editable, el saldo de la cuenta dejaría de cuadrar con los movimientos. Al forzar anular y recapturar, queda el rastro de la corrección.

La ventana del mismo día

Quien no puede anular — es decir, el Tesorero — solo puede editar egresos capturados hoy. Al día siguiente el sistema responde: Solo puedes editar egresos capturados hoy. Para corregir un egreso anterior, anúlalo y regístralo de nuevo.

En la práctica significa que el Tesorero tiene el día para corregir sus propias capturas, y después necesita al Presidente o al Administrador.

Anular un egreso

1. En la lista, presiona el botón rojo de anular del renglón.

2. Lee el aviso: El egreso «…» de $X quedará anulado y el saldo de la cuenta se restaurará. La operación queda en auditoría.

3. Escribe el motivo de la anulación. Es obligatorio.

4. Presiona Anular egreso.

El monto se devuelve al saldo de la cuenta y el egreso queda marcado como Anulado, atenuado en la lista pero visible.

Precaución

Los egresos nunca se borran, solo se anulan. No hay botón de eliminar y el sistema lo rechaza si se intenta por otra vía. Un gasto que desaparece sin rastro es exactamente lo que un condominio no puede permitirse.

Estados

Estado	Qué quiere decir
Pagado	El gasto está registrado y ya descontó del saldo.
Anulado	Se revirtió. El monto volvió a la cuenta y el motivo quedó registrado.

Cuando Kivo7 sospecha de un duplicado

Si registras un egreso al mismo proveedor, del mismo periodo, con un monto parecido (dentro del 10%) y otro igual se capturó en los últimos 7 días, el sistema se detiene y avisa que puede ser un duplicado.

No te bloquea: te pide confirmar. Es la red que atrapa el clásico “pagamos dos veces al jardinero porque cada quien capturó lo suyo”.

Avisos automáticos

• Egreso mayor a $5,000.00 MXN → aviso al Presidente: Se registró un egreso de $X: (concepto).
• Saldo de la cuenta por debajo de $10,000.00 MXN → aviso al Tesorero, al Presidente y al Administrador.

Comprobantes

Cada egreso admite un comprobante (PDF, JPG, PNG o WEBP, hasta 10 MB) y, por separado, la factura CFDI (PDF y XML). Los archivos se descargan después desde los botones del renglón.

Precaución

La subida del comprobante desde la interfaz está en revisión: hay indicios de que el formulario no envía toda la información que el servidor espera. Verifica que tu archivo quedó adjunto antes de confiar en él, y si falla, guarda la factura por fuera mientras se corrige.

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