Asignar y dar seguimiento

Una incidencia sin responsable es una queja archivada. Asignar a alguien es lo que la convierte en un caso que avanza.

Asignar un responsable

1. Abre la incidencia y baja a la sección Asignación.

2. Busca a la persona en Buscar responsable….

3. Presiona Asignar — o Reasignar si ya había una.

La persona recibe una notificación de que se le asignó el caso.

Quién puede ser responsable

Solo usuarios cuyo rol esté marcado en Roles que gestionan incidencias en la configuración del condominio. Por defecto los seis: Presidente, Tesorero, Secretario, Vocal, Comité de Vigilancia y Administrador.

Y con una exclusión importante encima.

La confidencialidad: cómo funciona de verdad

Precaución

Quien viva en la unidad señalada queda excluido por completo. No puede ser asignado, no puede gestionar el caso, y no puede leerlo ni ver su historial — para esa persona la incidencia responde no encontrada, aunque sea presidente de la mesa.

Es la única confidencialidad real del módulo, y es fuerte.

Precaución

No existen notas internas. Todo lo que escriben los gestores en el seguimiento lo lee el reportante, y al revés. No hay un espacio privado para que la mesa delibere dentro del caso.

Si necesitas discutir algo entre gestores sin que el reportante lo vea, hazlo fuera de la incidencia. Es fácil asumir lo contrario dado el énfasis en confidencialidad del módulo.

El seguimiento

La sección Seguimiento es un hilo de mensajes entre el reportante y quien atiende. Se puede adjuntar un archivo por mensaje —JPG, PNG, WEBP o PDF, hasta 10 MB.

Quién puede leerlo:

1. El reportante.
2. El responsable asignado.
3. Cualquier gestor no excluido por la unidad señalada.

Nadie más.

Las notificaciones del hilo

Funcionan por pares: si escribe el reportante, se le avisa al responsable; si escribe el responsable o un gestor, se le avisa al reportante. Nunca al propio autor.

Consejo

Usa el hilo aunque hables con el vecino por teléfono. Un “ya se habló con la Casa 12, quedó en bajar el volumen después de las 10” convierte una llamada en evidencia, y es lo que sostiene la decisión si el caso escala.

El indicador de antigüedad

Cada incidencia muestra un chip: N días abierta, o Resuelta en N días una vez cerrada.

Cambia de color según la meta de días configurada: ámbar al pasar la mitad, rojo al pasarla.

Nota

Es solo visual. No dispara alertas, no escala el caso ni notifica a nadie. Sirve para que quien revisa la lista vea de un golpe qué se está enfriando.

Agregar evidencia después

Precaución

No se puede editar una incidencia para agregarle evidencia. La única forma de adjuntar algo después de registrarla es como archivo de un mensaje del seguimiento.

Es una limitación real del módulo, no un descuido de esta guía.

El historial de cambios

Colapsado por defecto, con el enlace Ver historial. Muestra cada cambio con nombres legibles: Estado: Registrada → En revisión.

Mismo control de acceso que el hilo de mensajes.

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