Saldo a favor y folios de recibo

Dos cosas que Kivo7 maneja solo y que conviene entender para poder explicárselas a un vecino.

Saldo a favor

Es el dinero que una casa pagó de más y que todavía no se ha usado.

Cómo se genera

Kivo7 nunca rechaza un pago por ser mayor a la deuda. Cuando el monto excede lo que la casa debe, la diferencia se guarda como saldo a favor de esa casa.

Pasa en tres situaciones típicas:

• El vecino paga una cantidad redonda: debe $1,350.00 MXN y deposita $1,500.00.
• El vecino adelanta varios meses de una vez.
• La casa no debía nada y pagó de todos modos.

Nota

El saldo a favor pertenece a la casa, no a la persona que pagó. Si la casa se vende, el saldo se queda con la casa. Conviene tenerlo presente al hacer el corte de una compraventa.

Cómo se usa

Solo, y antes que nada. En el próximo cobro, cuando entra un pago o cuando se emite un cargo nuevo, Kivo7 aplica primero el saldo a favor a los cargos más antiguos y solo después toca el dinero nuevo.

No hay que “activarlo” ni acordarse de aplicarlo.

Dónde se ve

• En el estado de cuenta de la casa, junto a la deuda total.
• En el panel de registrar un pago, en cuanto eliges la unidad: Saldo a favor actual de la unidad: $X — se consume automáticamente antes del pago.
• El vecino recibe una notificación cuando se genera: Tienes saldo a favor de $X. Se aplicará automáticamente en tu próximo cobro.

Precaución

El saldo a favor no se devuelve desde Kivo7. Si un vecino pide que le regresen su dinero, la devolución se hace por fuera y se registra como un egreso en tesorería. El sistema no tiene un botón de reembolso.

Folios de recibo

Cada pago confirmado recibe un folio único, con este formato:

R-2026-000123
│    │      └── consecutivo de 6 dígitos
│    └───────── año de la fecha de pago
└────────────── siempre la letra R

El consecutivo es por condominio y por año: cada 1 de enero vuelve a empezar en 000001, y el folio de tu condominio no depende de los de nadie más.

Cuándo se asigna

• Pago registrado por la administración: en el momento, porque nace confirmado.
• Pago reportado por un residente: hasta que alguien lo valida. Mientras está pendiente de validación no tiene folio, y el detalle muestra Pago pendiente en lugar del número.

Esto explica una duda frecuente: un vecino que reportó su pago no ve folio hasta que la tesorería lo revisa.

El folio físico

Aparte está el campo Folio recibo físico, que es opcional y sirve para otra cosa: anotar el número del talonario de papel que le entregaste al vecino. Los dos números conviven, y el buscador de pagos encuentra por cualquiera de ellos.

El recibo en PDF

Al confirmarse un pago, Kivo7 genera el recibo en PDF, lo adjunta al pago y se lo manda por correo al responsable de pago de esa casa. Queda disponible en dos lugares: en el detalle del pago, como Recibo del sistema, y en el estado de cuenta del vecino.

Consejo

En el detalle de un pago hay dos archivos que se confunden seguido: el Recibo del sistema lo genera Kivo7, y el Comprobante subido es la foto o el PDF de la transferencia que adjuntó quien capturó el pago. No son lo mismo.

Relacionado

PagosRegistrar, reportar y validar el dinero que entra.

Estado de cuenta por unidadDónde consulta el vecino su deuda y su saldo a favor.