Cuentas bancarias y caja

Una cuenta en Kivo7 es cualquier lugar donde el condominio guarda dinero: la cuenta del banco, pero también la caja de efectivo de la administración. Todo pago que entra y todo gasto que sale se asocia a una de estas cuentas.

Sin al menos una cuenta no puedes registrar pagos, por eso es uno de los pasos de la configuración inicial.

Quién puede usarlo

Acción	Quién
Crear, editar y exportar cuentas	Administrador
Consultar cuentas y saldos	Presidente · Tesorero · Comité de Vigilancia

Nota

Ni el Tesorero ni el Presidente pueden crear o editar cuentas: solo las consultan. Es deliberado — quién custodia el dinero y quién define dónde se guarda son responsabilidades distintas. Por la misma razón, esos roles tampoco ven el botón Descargar en esta pantalla.

Dar de alta una cuenta

1. Entra a Cuentas Bancarias y presiona Nueva cuenta.

2. Captura el Nombre. Ponle algo que la gente reconozca en un menú: HSBC Principal, Caja efectivo.

3. Elige el Tipo: Cuenta bancaria, Caja de efectivo o Inversión.

4. Elige el Propósito: Operativa, Fondo de reserva, Nómina, Caja chica u Otro. Sirve para leer los reportes sin adivinar.

5. Si el tipo es Cuenta bancaria, captura Banco, Número de cuenta, CLABE (18 dígitos) y, si lo necesitas, Número de tarjeta. En una caja de efectivo o en una cuenta de inversión estos cuatro campos no aparecen.

6. Captura el Saldo inicial: cuánto hay en esa cuenta hoy, antes de que Kivo7 empiece a llevar la contabilidad.

7. Marca Principal si es la cuenta a la que llegan los pagos por omisión, y deja Activa encendido.

8. Presiona Guardar cuenta.

Precaución

El saldo inicial solo se captura al dar de alta la cuenta. Al editarla ese campo desaparece, porque a partir de ahí el saldo lo lleva el sistema. Si te equivocas en el saldo inicial, corrígelo antes de registrar movimientos: después tendrás que compensarlo con un ajuste.

El número de tarjeta

Número de tarjeta es opcional y solo aparece cuando el tipo es Cuenta bancaria. Sirve para identificar la tarjeta ligada a esa cuenta cuando el condominio paga con ella.

• Captúralo con entre 13 y 19 dígitos. Puedes escribirlo con espacios o con guiones: Kivo7 los quita al guardar. Si el número no cumple, el formulario responde El número de tarjeta debe tener entre 13 y 19 dígitos.
• En la lista de cuentas, la columna Datos lo muestra enmascarado —solo los últimos cuatro dígitos, con el formato •••• 1234— junto al banco y al número de cuenta.
• El archivo que genera el botón Descargar trae la columna Tarjeta, también enmascarada.

El número completo se ve únicamente al abrir la cuenta para editarla. Es deliberado: es un dato sensible y no tiene por qué quedar a la vista de todos los que consultan la pantalla ni viajar completo en un archivo que después se reenvía por correo.

Qué significa “Principal”

La cuenta principal es la que Kivo7 usa cuando nadie eligió una. El caso concreto: cuando un residente reporta un pago, él no ve un selector de cuenta, así que el sistema lo asigna a la cuenta principal activa del condominio.

Si no tienes ninguna cuenta activa, los residentes no pueden reportar pagos y reciben el error El condominio no tiene una cuenta bancaria configurada.

Cómo se mueve el saldo

El saldo actual no se captura nunca a mano. Se calcula así:

saldo actual = saldo inicial + lo que entró − lo que salió

Sube el saldo	Baja el saldo
Un pago confirmado depositado en esa cuenta	Un egreso registrado con esa cuenta de origen
La anulación de un egreso (se devuelve el monto)	La cancelación de un pago confirmado

Un pago que sigue pendiente de validación no mueve nada: hasta que alguien lo valida, el dinero no existe para la contabilidad.

Consejo

Al pie de la lista aparece Total en cuentas, la suma de todos los saldos. Es la cifra que la mesa directiva pide en cada junta, y sale sin trabajo extra.

Dar de baja una cuenta

Las cuentas no se eliminan: se desactivan apagando el interruptor Activa. La cuenta deja de aparecer como opción en los formularios, pero su historial de movimientos se conserva íntegro.

Es lo correcto: borrar una cuenta borraría el rastro de por dónde pasó el dinero del condominio.

Avisos automáticos

Kivo7 vigila el saldo por su cuenta. Cuando una cuenta baja de $10,000.00 MXN, manda un aviso al Tesorero, al Presidente y al Administrador: El saldo de la cuenta bajó a $X. Revisa las finanzas del condominio.

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