Cómo funciona la cobranza en Kivo7

Esta página no te dice qué botón apretar. Explica cómo piensa Kivo7 la cobranza, que es lo que hace que el resto de la sección tenga sentido.

Vale la pena leerla completa una vez. Ahorra la mitad de las dudas.

La idea de fondo: se le cobra a la casa, no a la persona

En Kivo7 la deuda pertenece a la casa, no al vecino. Si la Casa 12 debe tres meses y se vende, la deuda sigue en la Casa 12.

Esto no es un detalle técnico, es cómo funciona un condominio: la obligación de pagar el mantenimiento viene del inmueble. Por eso puedes cambiar de propietario sin perder el historial, y por eso el estado de cuenta se consulta por casa.

Las personas entran en escena para dos cosas: alguien es el responsable de pago (a quien le llegan los recordatorios y los recibos) y alguien captura el dinero.

Las cuatro piezas

Todo el módulo se explica con cuatro cosas encadenadas.

Concepto de cobro   →   Regla de cobro   →   Lote   →   Cargos   ←   Pagos
   ¿qué se cobra?      ¿a quién y cuánto?   ¿de qué    ¿qué debe    ¿qué entró?
                                             periodo?   cada casa?

1. El concepto de cobro define qué se cobra: la cuota de mantenimiento, la de vigilancia, una derrama para el portón. Nada más. Es solo la identidad del cobrable — su clave, su nombre y su categoría.

2. La programación de cobro define a quién, cuánto y cada cuándo. Aquí vive todo el comportamiento: el monto, la periodicidad, la vigencia, a qué casas alcanza, cuántos días de gracia hay y si aplican recargos.

Nota

Es la distinción que más confunde al principio: el concepto dice qué se cobra, la programación dice cómo. Un mismo concepto puede tener varias programaciones — por ejemplo la cuota de 2026 y la de 2027, con montos distintos.

3. El lote es la emisión de un periodo. “Los cargos de marzo”. Se genera en borrador, lo revisas, y cuando lo activas los vecinos ven su adeudo.

4. El cargo es lo que una casa debe por un concepto en un periodo. “Casa 12, cuota de marzo, $1,500.00 MXN.” Es la unidad mínima de la deuda.

Y aparte, entrando por el otro lado, el pago: el dinero que llega y se reparte entre los cargos.

Consejo

Si vienes de Excel, la traducción es: el concepto es la columna, la regla es la fórmula, el lote es la pestaña del mes y el cargo es la celda.

Cómo se reparte un pago

Esta es la parte que más preguntas genera, y la respuesta es simple: del cargo más viejo al más nuevo.

Cuando entran $1,500.00 MXN a una casa que debe tres meses, el dinero no se va al mes en curso. Se va a la deuda más antigua. Es lo que impide que un vecino acumule un adeudo viejo mientras “va al corriente” con el mes actual.

El orden completo es:

1. Primero se consume el saldo a favor que la casa ya tuviera.
2. Después el dinero del pago, empezando por el cargo con la fecha de vencimiento más antigua.
3. Lo que sobre queda como saldo a favor para el próximo cobro.

Se puede repartir a mano cuando hace falta — un vecino que paga la derrama y no la cuota — pero el reparto automático es el que evita discusiones.

→ Pagos · Saldo a favor

Los estados y la regla del peor

Cada cargo tiene un estado: Pendiente, Por vencer, Vencido, Parcial, Completo, Saldo a favor o En convenio.

La casa también tiene un estado, y aquí está la regla que sorprende: la casa hereda el peor estado de sus cargos abiertos.

Una casa con la cuota de marzo pagada pero la de enero vencida aparece como Vencida. No es un error: refleja que esa casa sí tiene un problema de pago, aunque haya pagado lo más reciente.

Nota

Los estados se recalculan solos: cuando entra un pago, y todos los días con el paso del tiempo. Un cargo pasa de Pendiente a Por vencer conforme se acerca la fecha, y a Vencido cuando se acaban los días de gracia. No tienes que marcar nada a mano.

Qué se automatiza y qué no

Conviene tener claro dónde termina el sistema y dónde empiezas tú.

Kivo7 lo hace solo	Lo decides tú
Generar los cargos del periodo	Cuándo activar el lote
Calcular el monto de cada casa	Qué regla aplica y a quiénes
Cambiar el estado con el paso del tiempo	Cuántos días de gracia dar
Repartir el pago entre los cargos	Si un pago se reparte distinto
Calcular los recargos	Si hay recargos y de cuánto
Avisar al vecino	Qué dice el aviso del mes
Generar el folio y el recibo	Validar los pagos que reportan

Dos advertencias que ahorran problemas

Precaución

Activar un lote es el punto sin retorno. Mientras está en borrador puedes revisarlo y corregirlo cuantas veces quieras y nadie se entera. Al activarlo se crean los cargos, los vecinos los ven y reciben la notificación — y hoy no hay un botón para deshacerlo desde la aplicación. Lo único que queda es cancelar los cargos uno por uno. Revisa siempre la previsualización antes de activar.

Precaución

Los recargos se anuncian antes de cobrarse. Kivo7 los calcula sin problema, pero cobrar un interés moratorio que no está en el reglamento ni se avisó en asamblea es la forma más rápida de que el sistema se vuelva el villano. La herramienta no sustituye el acuerdo.

El recorrido de un mes normal

Así se ve la operación una vez que todo está configurado:

1. El lote del mes se genera. Lo revisas y lo activas.
2. Los vecinos reciben su aviso y ven su estado de cuenta.
3. Van llegando los pagos: unos los capturas tú, otros los reporta el vecino y tú los validas.
4. Kivo7 va moviendo los estados según entra el dinero y pasa el tiempo.
5. Al cierre, el panel de morosidad te dice exactamente quién quedó debiendo.

Toma menos tiempo del que parece. El trabajo pesado es la configuración inicial.

Por dónde seguir

Conceptos de cobroLo primero que hay que crear: qué se cobra.

Programación de cobrosA quién se le cobra, cuánto y cada cuándo.

Cobros programadosEmitir los cargos del periodo, con su previsualización.

MorosidadEl panel con el que se trabaja la cobranza del mes.