Registrar una incidencia

Una incidencia es un reporte formal: ruido a deshoras, una fuga en el pasillo, una queja contra la administración. Queda con folio, responsable y seguimiento — a diferencia de un mensaje en el chat, que se pierde.

Antes de nada: crea las categorías y prioridades

Precaución

Un condominio nuevo arranca con los catálogos de Incidencias vacíos, y ambos campos son obligatorios al registrar. Es decir: nadie puede levantar una incidencia hasta que el administrador cree al menos una categoría y una prioridad.

Es el paso cero y no está señalizado en ningún lado. → Categorías y prioridades

Quién puede registrarlas

Depende de dos cosas a la vez: tener el permiso, y que el rol esté marcado en la configuración del condominio.

Roles con acceso al módulo: Administrador, Presidente, Tesorero, Secretario, Vocal y Comité de Vigilancia. De esos, solo los que el condominio haya marcado en Roles que pueden registrar incidencias ven el botón.

Nota

Residentes, arrendatarios, vigilancia y personal operativo no tienen acceso al módulo de Incidencias. Si en tu condominio quieres que un vecino pueda reportar, hoy tiene que hacerlo por el chat o directo con la administración.

Registrar una

1. Entra a Incidencias y presiona Registrar incidencia.

2. Captura el Título — un resumen breve, hasta 150 caracteres.

3. Elige la Categoría y la Prioridad.

4. Opcionalmente elige la Unidad señalada. La ayuda lo explica: déjalo vacío si la incidencia no está vinculada a una unidad, por ejemplo contra la administración o por una falla general del condominio.

5. Captura la Descripción con el mayor detalle posible, hasta 2000 caracteres.

6. Adjunta Evidencia si la tienes o si el condominio la exige: un archivo JPG, PNG, WEBP o PDF de máximo 10 MB.

7. Presiona Registrar incidencia.

Recibes la confirmación con el folio: Incidencia D-2026-000001 registrada.

El folio

Formato D-2026-000123: la letra D, el año y un consecutivo de seis dígitos. Es único por condominio y por año, y se reinicia cada enero.

Es el número con el que se le da seguimiento al caso y el que se cita en una asamblea.

La unidad señalada: la decisión más delicada

Cuando señalas una unidad, pasa algo importante: cualquier persona que viva en esa casa queda excluida automáticamente de la incidencia. No puede leerla, ni ser asignada, ni ver el historial. Para ellos, la incidencia sencillamente no existe.

Precaución

Eso protege al reportante, pero también implica que si el señalado es miembro de la mesa directiva, deja de ver ese caso. Es intencional; conviene saberlo antes de señalar a alguien.

Déjala vacía cuando el reporte es contra la administración o por una falla general.

El aviso automático en el chat

Si el condominio lo tiene activado, al registrar una incidencia se publica un mensaje en el canal Reportes y sugerencias:

📋 Se registró la incidencia D-2026-000123 · Ruido. Consúltala en el módulo Incidencias: (enlace)

Solo el folio y la categoría. Sin título, sin unidad, sin detalles. Y el enlace igual exige permiso al abrirse.

Consejo

Es una buena función: le da a la comunidad la señal de que sí se atienden los reportes, sin exponer el caso. Se apaga desde la configuración de incidencias.

Si te pide evidencia

Cuando el condominio activó Exigir evidencia al registrar, el sistema rechaza el envío sin archivo: Se requiere adjuntar evidencia para registrar la incidencia.

Precaución

El formulario no te avisa antes de enviar: te deja llenar todo y el error llega del servidor. Adjunta el archivo desde el principio si tu condominio lo exige.

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